Gestion de la paie : les obligations de l’employeur

La fiche de paie, élément essentiel

Le document clé de la gestion de la paie est bien évidemment le bulletin de salaire, aussi appelé fiche de paie. Dès lors qu’une personne travaille au sein de l’entreprise et perçoit un salaire pour son activité, cette fiche de paie doit obligatoirement être émise. Il faut alors respecter la présence de mentions légales : le nom de chaque partie, employeur et salarié, la référence à la convention collective applicable ou encore les détails liés à la rémunération.

Doivent également apparaître clairement sur le bulletin de paie : le nombre d’heures de travail, le taux horaire, le détail des heures réalisées au taux normal et celles réalisées avec un taux majoré. De même, le détail des congés payés pris pendant la période doit être présent, tout comme le calcul des prélèvements sociaux et fiscaux.

Par ailleurs, depuis le 1^er janvier 2018, tous les employeurs sont tenus de remettre à leurs salariés un bulletin de paie dit « clarifié », dont la forme est désormais encadrée par décret et arrêté.

Le bon calcul du salaire

Un employeur ne peut pas rémunérer de façon totalement libre un salarié, ni conditionner la rémunération à un élément discriminant ou encore, à un aléa. Ainsi, l’employeur doit respecter notamment le niveau du SMIC, mais également les salaires conventionnels ou encore les avantages qui résultent d’une convention collective.

De même, l’employeur ne peut pas modifier des éléments liés aux salaires une fois que le contrat a été signé sans accord avec le salarié concerné. Enfin, le principe « à travail égal, salaire égal » doit pousser un employeur à rémunérer de manière équitable des salariés qui se retrouvent dans une situation identique. Il peut toutefois appliquer un traitement différent, et celui-ci doit pouvoir être justifiable par des critères pertinents, qui ne font pas appel à une discrimination.

Le paiement des salaires

Outre l’obligation d’établir une fiche de paie, l’employeur possède également l’obligation de rémunérer ses salariés. Le chèque de banque ou le virement bancaire constituent les moyens les plus courants pour verser les salaires. Notez qu’il est également possible de régler en espèces votre salarié si celui-ci en fait la demande et qu’il perçoit moins de 1 500 € net.

Le paiement du salaire ne peut pas se faire de manière irrégulière, et doit intervenir une fois par mois. Vous êtes libre de fixer la date de versement (excepté si la convention collective ou l’accord d’entreprise en prévoit une) pourvu que celle-ci intervienne toujours à la même échéance. Ainsi, si vous décidez que le paiement des salaires aura lieu en milieu de mois, et non en fin, cela devra toujours être le cas d’un mois sur l’autre.

Les déclarations de cotisations

L’entreprise doit s’acquitter de cotisations sociales et patronales. La gestion de ces cotisations fait pleinement partie du sujet de la gestion de la paie. La  grande majorité des cotisations sociales sont déclarées par un unique canal : la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Cette déclaration mensuelle émise par le gestionnaire de paie comporte l’ensemble des informations individuelles de chaque salarié permettant le calcul et le paiement des cotisations sociales de la période.

La gestion des événements exceptionnels

L’employeur est également tenu de produire des déclarations ponctuelles en lien avec certains événements : embauche ou départ d’un salarié, arrêt de travail, accident de travail. Ces informations sont, pour la plupart, gérées grâce aux informations transmises par la DSN et des déclarations complémentaires, dites « événementielles », qui ont pour vocation de remplacer les anciennes attestations de salaires produites par l’employeur. Mais il subsiste d’autres modes de déclarations spécifiques (pour l’embauche avec la DPAE, pour l’accident du travail) ou des documents obligatoires à remettre au salarié, comme le certificat de travail en cas de départ du salarié.

Notre conseil

“Pour pouvoir gérer tous les aspects de la rémunération des salariés, qu’il s’agisse de la réalisation de la fiche de paie, de l’envoi des salaires ou encore des déclarations de cotisations associées, l’entreprise peut décider d’externaliser la gestion de la paie à un cabinet d’expertise comptable. Pour pouvoir vous focaliser sur votre métier, mais aussi pour avoir la certitude de disposer d’une gestion de la paie totalement claire et sans erreur, faites confiance à un professionnel.”