Quelles sont les conditions pour récupérer la TVA sur les dépenses ?
Pour qu’une entreprise puisse appliquer son droit de déduction, et ainsi récupérer la TVA sur les dépenses engagées, quelques conditions doivent au préalable être respectées.
- L’entreprise doit être assujettie à la TVA ;
- Le bien ou le service acheté doit avoir un usage utile aux besoins de l’exploitation de l’entreprise ;
- Il existe une facture conforme ou un justificatif (recevable juridiquement) indiquant le montant de la TVA. En effet, pour pouvoir récupérer la TVA, une entreprise doit avant tout pouvoir justifier le montant réglé ;
- La nature de la dépense n’entre pas dans le cadre d’une interdiction de récupérer la TVA (c’est le cas, par exemple, pour l’achat d’un véhicule de tourisme ou encore pour certaines dépenses comme le carburant).
Quels sont les différents taux de TVA ?
| Taux de TVA | Description | Exemples d’application |
| 20% | Taux standard applicable à la majorité des biens et services | Les produits électroniques, les vêtements, l’alcool |
| 10% | Taux intermédiaire pour certains biens et services | Le transport de personnes, la restauration, l’hôtellerie |
| 5,5% | Taux réduit pour les produits et services de première nécessité | L’alimentation, les livres (y compris électroniques), les travaux de rénovation énergétique (sous conditions), l’énergie (électricité, gaz), les spectacles vivants |
| 2,1% | Taux particulier pour certains produits très spécifiques | Les médicaments remboursables par la sécurité sociale, la presse |
Comprendre les coefficients de déduction
La TVA déductible sur les dépenses d’une entreprise dépend de l’utilisation des biens ou services acquis. En France, le coefficient de déduction se calcule sur trois axes : l’admissibilité de la dépense, son affectation à l’activité économique et son utilisation effective. Par exemple, pour une dépense mixte (utilisation professionnelle et personnelle), le calcul du coefficient ajuste la part déductible en fonction de l’usage professionnel réel.
La déduction sur les biens et les services mixtes
Considérons les dépenses pour les véhicules de société utilisés à la fois pour les besoins de l’entreprise et les besoins personnels des employés. Le coefficient de déduction est ajusté en fonction des kilomètres parcourus à des fins professionnelles par rapport à l’utilisation totale. Les entreprises doivent donc tenir un registre précis pour maximiser la récupération de la TVA.
Le traitement spécial des repas d’affaires
Les repas d’affaires sont souvent sujets à des règles spécifiques en matière de récupération de TVA. En 2024, la déductibilité des TVA sur les repas peut varier selon que le repas est considéré comme un frais général ou une dépense directement liée à l’activité économique de l’entreprise.
La déduction de la TVA des services spécifiques
Les services liés à des activités extérieures, telles que la publicité ou le conseil, peuvent bénéficier de coefficients de déduction pleinement favorables, à condition que ces services soient directement liés aux opérations taxables de l’entreprise. Cela souligne l’importance de bien choisir ses fournisseurs et de veiller à la traçabilité des factures.
Comment calculer le coefficient de déduction de la TVA ?
Le coefficient de déduction est un ratio qui détermine la part de la TVA déductible sur vos achats, en fonction de l’utilisation des biens ou services dans le cadre de vos activités taxables. Il se compose de trois facteurs principaux : le coefficient de proportionnalité, le coefficient d’assujettissement et le coefficient d’admission.
Le coefficient de proportionnalité (Prorata de déduction)
Ce coefficient mesure la part des opérations qui ouvre droit à la déduction par rapport au total des opérations réalisées par l’entreprise. Par exemple, si une entreprise réalise 100 000 euros de chiffre d’affaires taxable et 20 000 euros de chiffre d’affaires exempt de TVA, son coefficient de proportionnalité est calculé comme suit :
Coefficient de proportionnalité = Chiffre d’affaires taxable / Chiffre d’affaires total = 100 000 / 120 000 = 0,833
Le coefficient d’assujettissement
Il s’agit de la fraction de l’utilisation des biens et services pour des opérations assujetties à la TVA par rapport à leur utilisation totale. Par exemple, si une entreprise utilise un véhicule pour des livraisons (opération taxable) à hauteur de 70% du temps et pour des déplacements privés (non taxable) 30% du temps, le coefficient d’assujettissement sera de 0,7.
Le coefficient d’admission
Ce coefficient est appliqué pour certaines dépenses spécifiques, comme les frais de repas ou de véhicules, où seule une partie de la TVA est déductible selon la loi. Prenons l’exemple des repas d’affaires où seulement 50% de la TVA est récupérable :
Coefficient d’admission = 0,5
Calcul du coefficient global de déduction
Le coefficient global de déduction est le produit des trois coefficients. Si nous reprenons l’exemple précédent avec les repas et le véhicule :
Coefficient global = Coefficient de proportionnalité × Coefficient d’assujettissement × Coefficient d’admission = 0,833 × 0,7 × 0,5 = 0,291
Cela signifie que 29,1% de la TVA sur les repas d’affaires est déductible.
Exemple :
Supposons une entreprise qui a des dépenses annuelles dont des factures de services pour 50 000 euros, avec une TVA de 10 000 euros, et utilise les services à 70% pour des activités taxables. Les calculs seraient :
TVA récupérable = TVA totale × Coefficient global = 10 000 × 0,291 = 2,910 euros
Cet exemple montre l’importance de bien comprendre et calculer les coefficients pour maximiser la récupération de la TVA. Pour toute question ou besoin d’assistance spécifique, nos experts-comptables sont à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche. La gestion de la TVA est un aspect central de la comptabilité des entreprises, particulièrement en ce qui concerne la TVA déductible et la TVA collectée. Comprendre la différence entre ces deux termes est primordial pour optimiser les remboursements et la récupération de la TVA.
Quelle est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible ?
La TVA collectée est la taxe que l’entreprise ajoute sur le prix de vente de ses biens ou services, perçue auprès des clients et destinée à être reversée à l’État. Elle représente une dette de l’entreprise envers l’État. La TVA déductible est la TVA payée par l’entreprise sur ses achats et dépenses nécessaires à son activité économique. Elle peut être récupérée, c’est-à-dire soustraite de la TVA collectée avant de reverser le solde à l’État.
Quel est le fonctionnement du remboursement et de la récupération de la TVA?
La récupération de la TVA consiste pour les entreprises à déduire la TVA qu’elles ont payée sur leurs achats (TVA déductible) de celle qu’elles ont collectée sur leurs ventes. Si la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée pendant une période donnée, l’entreprise peut demander un remboursement de la différence à l’administration fiscale.
Prenons l’exemple des frais de repas pour illustrer ce mécanisme. Supposons qu’une entreprise organise régulièrement des repas d’affaires avec ses clients et qu’elle paie la TVA sur ces repas. Si cette TVA est déductible à hauteur de 50%, et que l’entreprise dépense 10 000 euros en repas d’affaires avec une TVA de 2000 euros, elle peut récupérer 1000 euros de TVA déductible.
Si, au cours du même mois, l’entreprise collecte 5000 euros de TVA sur ses ventes, elle doit :
TVA à verser à l’Etat = TVA collectée − TVA déductible récupérable =5000 – 1000 = 4000 euros
La gestion précise de ces deux types de TVA est essentielle puisqu’une bonne comptabilité permet non seulement de s’assurer de la conformité avec les règlements fiscaux, mais aussi de maximiser les remboursements de TVA. Cela influence directement la trésorerie et les résultats financiers de l’entreprise.
Les principales exclusions du droit de déduction
Les dépenses non liées à l’activité économique
Les dépenses qui ne sont pas directement liées à l’activité économique de l’entreprise, comme les dépenses personnelles des dirigeants ou des employés, ne permettent pas la récupération de la TVA. Cela inclut également les biens ou services à usage mixte. Si ces biens ou services sont utilisés à plus de 90% à des fins privées, la partie privée de ces dépenses excédant ce seuil n’est pas déductible en termes de TVA.
Certaines dépenses de représentation
Les frais de représentation, tels que les cadeaux d’affaires de valeur significative ou les événements de luxe sans lien direct avec l’activité de l’entreprise, sont également exclus du droit à déduction. Seuls les cadeaux de faible valeur ou ceux comportant de la publicité pour l’entreprise peuvent permettre une déduction partielle.
Les biens ou services exclus par la loi
Certains biens et services sont spécifiquement exclus du droit de déduction par la législation française. Cela inclut, mais n’est pas limité à, certains types de carburants, les dépenses liées à l’acquisition de biens qui sont ensuite mis à disposition gratuitement ou pour des activités non taxables, et les dépenses liées à des activités exonérées de TVA sans droit à déduction, comme certaines activités médicales ou éducatives.
La TVA sur les dépenses de luxe, de divertissement ou récréatives
Les taxes payées sur les dépenses considérées comme de luxe ou pour le divertissement personnel, telles que l’achat de yachts, d’avions privés, ou les frais d’adhésion à des clubs de loisirs exclusifs, ne sont pas récupérables.
La non-conformité aux règles de déduction peut entraîner des pénalités significatives et des ajustements lors des audits fiscaux. La gestion rigoureuse des factures, la distinction claire entre dépenses personnelles et professionnelles, et une bonne compréhension des exclusions du droit de déduction sont essentielles pour optimiser les remboursements de TVA et maintenir la santé financière de l’entreprise.
Tout savoir sur la demande de remboursement de la TVA
La demande de remboursement doit être soumise via la déclaration de TVA mensuelle ou trimestrielle de l’entreprise. Les entreprises doivent utiliser le formulaire CA3 et joindre toutes les factures pertinentes et autres documents justificatifs.
Les entreprises ont également la possibilité de demander le remboursement de leur crédit de TVA au moment du versement d’un des deux acomptes semestriels. Cette option est conditionnée par une demande de remboursement d’au moins 760 € et concerne exclusivement la TVA liée à l’acquisition de biens constituant des immobilisations. Il est indispensable d’accompagner cette demande des factures justificatives.
Chaque facture doit clairement indiquer le montant de la TVA déductible et être adressée à l’entreprise faisant la demande. Les services comme les repas d’affaires doivent spécifier la nature déductible de la dépense.
Il n’y a pas de limite minimum pour les demandes de remboursement de crédit de TVA pour les assujettis à la TVA sur une base mensuelle. Cependant, pour les déclarants trimestriels, un seuil minimum de 150 euros est requis. Si le crédit est inférieur à ce montant à la fin de l’année, il peut être reporté à l’année suivante ou demandé lors de la dernière déclaration trimestrielle de l’année.
L’état, via l’administration fiscale, s’assure que les remboursements de TVA sont effectués dans les délais prévus par la loi :
• Le délai de remboursement standard : l’administration fiscale a un délai de 6 mois pour traiter une demande de remboursement de crédit de TVA à partir de la date de dépôt de la demande complète par l’entreprise. Ce délai s’applique aux demandes régulières qui inclus celles qui font suite à une déclaration mensuelle ou trimestrielle.
• Le délai pour les demandes spécifiques : pour les demandes de remboursement associées à des crédits importants ou des situations complexes, par exemple lorsqu’il s’agit de montants significatifs liés à des immobilisations, le même délai de 6 mois s’applique également. Cependant, l’administration peut requérir des informations supplémentaires, ce qui peut prolonger le processus.
• Le délai en cas d’erreur ou de révision : si l’entreprise doit corriger sa déclaration de TVA ou si l’administration fiscale trouve des erreurs, les délais de traitement peuvent être affectés. Cependant, une fois la révision finalisée et la demande ajustée correctement, le délai de 6 mois recommence à courir. Si l’administration fiscale ne respecte pas le délai de 6 mois pour le remboursement, elle est tenue de verser des intérêts de retard à l’entreprise. Ces intérêts sont calculés sur la base du taux d’intérêt légal en vigueur. Le taux d’intérêt légal varie chaque année et est publié officiellement par le gouvernement français.
Comment se faire rembourser de la TVA étrangère ?
Les entreprises françaises engagées dans des transactions internationales peuvent se trouver face à la nécessité de récupérer la TVA payée sur des dépenses effectuées à l’étranger. Ce processus est encadré par des règles spécifiques qui facilitent la récupération de la TVA pour des opérations effectuées au sein de l’Union européenne ainsi que dans certains pays tiers ayant des accords de réciprocité avec la France.
| Critères | Remboursement de la TVA dans l’UE | Remboursement de la TVA hors UE |
| Portail de demande | Système électronique via le portail de l’administration fiscale française | Directement à l’administration fiscale du pays concerné |
| Délai pour déposer la demande | Avant le 30 septembre de l’année suivant celle au cours de laquelle la TVA a été payée | Varie selon le pays, souvent au cours de l’année suivant l’achat |
| Seuil de facturation | Copies numérisées des factures de plus de 1000 euros (250 euros pour les frais de carburant) | Souvent nécessité de fournir les factures originales, seuils variables |
| Délai de réponse | 4 mois mais le délai peut être prolongé si des informations supplémentaires sont nécessaires | Varie, dépend des pratiques locales et peut être plus long que dans l’UE |
| Accords de réciprocité | Non applicable (règles harmonisées au sein de l’UE) | Nécessaire pour permettre la récupération de la TVA |
| Documentation requise | Formulaire de demande, informations détaillées sur les dépenses, factures | Formulaire spécifique au pays, factures, preuve d’activité économique |
| Éligibilité des dépenses | Dépenses liées à des activités professionnelles taxables | Dépenses liées à des activités professionnelles, selon les règles locales |
Notre conseil
“La gestion de la TVA est un point à ne pas négliger en matière de pilotage d’entreprise. Il s’agit en effet d’un domaine complexe qu’il est recommandé de confier à un expert-comptable. Qu’il s’agisse de la gestion des déclarations ou des flux de TVA, nous vous conseillons d’être accompagné au quotidien.”
