Bulletin de paie dématérialisé : tout ce qu’il faut savoir

Le replay de notre webinar

Au programme

Nous vous proposons 30 minutes avec les experts CF pour découvrir tout ce que vous avez besoin de savoir pour réussir la mise en place du bulletin dématérialisé, sa distribution et son archivage.

• Les enjeux de la dématérialisation des fiches de paie
• Les options légales d’envoi d’un bulletin de paie
• Présentation du coffre-fort électronique et ses avantages

Notre objectif ? Vous permettre d’avoir toutes les informations nécessaires pour déployer une solution de dématérialisation au sein de votre business !

Vos intervenants

Comment passer au bulletin de paie dématérialisé ?

Découvrez dès maintenant comment passer au bulletin de salaire dématérialisé pour optimiser votre gestion RH tout en étant en conformité !

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?

Un bulletin de paie dématérialisé est la forme électronique, ou numérique, d’un bulletin de paie classique au format papier. Il reprend les mêmes mentions obligatoires que la version papier (identification de l’employeur et du salarié, rémunération, cotisations et contributions sociales, net à payer et net imposable, montant net social, impôt sur le revenu, etc.).

Pour rappel, une entreprise employant des salariés a pour obligation de leur remettre un bulletin de paie lors du versement des salaires :

• La remise au salarié peut se faire par voie postale, en main propre ou par voie électronique ;
• La date de remise est libre pourvue qu’elle intervienne tous les 30 jours et qu’elle soit similaire d’un mois à l’autre ;
• L’employeur doit pouvoir prouver l’envoi effectif des bulletins de paie à ses employés ;
• L’employeur doit conserver un double de la fiche de paie pendant une durée de 5 ans.

Attention : la remise d’un bulletin de paie au format PDF par email, bien qu’il s’agisse d’une forme digitalisée, ne répond pas au critère d’une fiche de paie dématérialisée ! Il s’agit d’une pratique non conforme et non sécurisée qui peut entrainer des sanctions pour l’entreprise.

Quelles sont les obligations légales en matière de bulletin de salaire électronique ?

Pour que l’envoi du bulletin de paie de manière électronique soit légal, les entreprises doivent garantir l’authenticité, la non-altération et la disponibilité dans le temps des bulletins dématérialisés.

Information des salariés

Avant de dématérialiser les bulletins de paie au sein d’une entreprise, il est obligatoire d’informer les employés de cette procédure au moins un mois avant le premier envoi du bulletin par voie électronique. Pour un nouveau salarié, l’information doit lui être communiquée au moment de l’embauche.

Depuis la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (dite loi Travail ou El Khomri), et son entrée en vigueur le 1er janvier 2017, il n’est plus obligatoire d’obtenir l’accord préalable du salarié avant la mise en place du bulletin dématérialisé. Ainsi depuis 2017, le bulletin de paie dématérialisé est devenu la norme, et le format papier, l’exception.

Mais attention si l’accord préalable du salarié n’est pas obligatoire, il doit être informer de son droit à s’opposer à la transmission du bulletin de paie sous forme électronique. En effet, celui-ci peut s’y opposer personnellement sur simple demande et à tout moment.

Intégrité des données

L’employeur doit garantir l’exactitude et l’authenticité des informations indiquées sur le bulletin de paie dématérialisé. Les données ne doivent pas pouvoir être modifiées par n’importe qui, à n’importe quel moment.

Confidentialité des données

Un bulletin de paie contenant des données personnelles sur le salarié, l’entreprise a pour obligation d’appliquer la règle de confidentialité des données établies par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Disponibilité

L’employeur doit garantir la disponibilité des documents pour les salariés durant une certaine période :

• Soit 50 ans après leur émission ;
• Soit pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié.

Dans tous les cas, les bulletins de paie doivent pouvoir être récupérés à tout moment, de manière relativement simple et dans un format électronique courant (format PDF par exemple).

Bon à savoir : Si l’entreprise ou le prestataire hébergeant les bulletins cesse son activité, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage.

Conservation et archivage

La transmission des bulletins de paie au format électronique implique la mise à disposition sécurisée sur un espace personnel et sécurisé pour le salarié (coffre-fort numérique par exemple).

Bulletin de paie : quels avantages pour les entreprises ?

Le bulletin de paie dématérialisé offre de nombreux avantages tant pour l’employeur, que pour le salarié, qui peut accéder facilement à ses bulletins de salaires quand il le souhaite et où il le souhaite.

Pour les entreprises, les bénéfices sont nombreux ! Plus de version papier signifie résolution du problème de perte éventuelle d’un bulletin ! Mais également une réduction de son empreinte écologique et des coûts (plus d’impressions et d’affranchissements à réaliser), et un gain de place avec un espace de stockage en ligne. Pour les équipes paie et RH c’est aussi un gain de temps dans leur gestion des fiches de paie, une réduction des tâches à faible valeur ajoutée et du risque d’erreur !

Enfin, la dématérialisation permet à l’employeur de posséder des preuves fiables qu’il respecte bien ses obligations. L’horodatage permet de prouver avec précision que le bulletin de paie a été remis au salarié (voire qu’il a été ouvert) et se prémunir ainsi face à d’éventuels litiges.

Comment mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie ?

Pour une dématérialisation réussie et conforme à la loi, opter pour un coffre-fort numérique est la solution. Ce dernier permet de distribuer en toute sécurité les bulletins de salaire à ses salariés sur un espace de stockage en ligne personnel et sécurisé. Le salarié peut ainsi s’y connecter simplement pour consulter son bulletin de paie dématérialisé, le télécharger et le stocker à vie. Si le salarié quitte l’entreprise, l’éditeur garantit la disponibilité du bulletin de salaire du salarié pour une durée de vie de 50 ans.

Pour cela, le coffre-fort numérique doit respecter certains critères légaux de la loi Travail de 2016 et du RGPD :

• Un archivage à vocation probatoire pour justifier de l’intégrité et l’exactitude de l’origine des documents ;
• Une traçabilité des opérations réalisées, disponibles et accessibles pour l’utilisateur ;
• Un accès utilisateur dans le temps exclusif et sécurisé ;
• La possibilité pour l’utilisateur de récupérer, facilement, les documents et les données stockées sur le coffre-fort.

CF peut vous accompagner dans la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie de vos salariés ! Nous mettons à votre disposition le seul coffre-fort certifié conforme RGPD, qui vous garantit sécurité et archivage des données en France.

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