Qu’est-ce qu’une piste d’audit fiable (PAF) ?
La piste d’audit fiable constitue l’ensemble des enregistrements informatisés qui retrace l’intégralité du processus de facturation d’une entreprise. Elle assure la traçabilité et l’intégrité des opérations comptables et fiscales afin de permettre à l’administration fiscale de vérifier la conformité comptable. Ces contrôles dépendent de la taille des entreprises (CA réalisé, nombre de salariés…), de la volumétrie des factures émises et reçues et des moyens employés dans la réalisation de ces contrôles. Ces contrôles visent à garantir la réalité des opérations et permettent à l’assujetti qui les a mis en place de s’assurer que les données relatives à la facture sont complètes et exactes et qu’elles n’ont pas été modifiées. Ce processus d’audit garantit que chaque étape de la gestion et de l’enregistrement des transactions est correctement documentée pour offrir une vision claire et transparente des opérations réalisées.
Toutes les entreprises, qu’elles recourent encore à la facturation papier ou à la facturation électronique non sécurisée, doivent impérativement respecter l’ensemble des règles relatives à l’émission et à la réception des factures. Pour y parvenir, il est essentiel de mettre en place une piste d’audit fiable (PAF) qui garantit la traçabilité, l’intégrité et la lisibilité de tous les documents comptables. En effet, cette démarche, qui s’intègre parfaitement dans le processus global de gestion comptable et fiscale – notamment en matière de TVA – est aujourd’hui un outil incontournable pour assurer des contrôles efficaces de l’administration et maintenir la place des entreprises sur un marché de plus en plus digitalisé. L’administration précise d’ailleurs que la PAF continuera de jouer un rôle important, même avec l’avènement généralisé de la facturation électronique dès septembre 2026 pour certaines entreprises.
Piste d’audit fiable : des objectifs pour l’administration fiscale en 2025 et 2026
À l’horizon 2025-2026, l’administration fiscale entend renforcer les exigences relatives à la piste d’audit fiable. Les objectifs principaux sont :
- Améliorer la qualité des contrôles fiscaux grâce à une meilleure traçabilité des factures et documents comptables.
- Réduire la fraude à la TVA et à la facturation avec la mise en place des systèmes de suivi rigoureux.
- Optimiser l’efficacité des audits pour faciliter l’accès aux données pour les experts-comptables et les commissaires aux comptes.
Ces objectifs démontrent la volonté de l’administration d’encourager une gestion comptable transparente et sécurisée, qui renforce ainsi la fiabilité des processus internes des entreprises.
Piste d’audit fiable : une obligation pour les entreprises ?
La piste d’audit fiable (PAF) est désormais une obligation pour toutes les entreprises qui utilisent la facture électronique et celles qui y seront soumises très prochainement. En effet, elle constitue un levier majeur pour la transparence et la sécurité des contrôles fiscaux. Cette obligation vise à éviter toute fraude et à garantir que chaque opération de facturation puisse être vérifiée en cas de contrôle de l’administration. Ainsi, l’adoption de la PAF s’inscrit dans une logique d’amélioration continue des processus internes qui facilite ainsi le travail des experts-comptables et des commissaires aux comptes lors des audits.
Comment mettre en place une piste d’audit fiable ?
La mise en œuvre d’une piste d’audit fiable repose sur plusieurs étapes clés, intégrées dans le processus de facturation et la gestion comptable :
- Sécurisation des systèmes d’information
Mettre en place des outils et logiciels qui garantissent l’intégrité et la traçabilité des documents et cela passe par des solutions certifiées et conformes aux normes en vigueur. - Intégration des flux de données
Assurer une interconnexion harmonieuse entre les différents systèmes de gestion afin de suivre l’ensemble des étapes du processus aboutissant à la comptabilisation de la facture. - Archivage sécurisé de l’ensemble des documents juridiques et commerciaux
Veiller à ce que toutes les données soient stockées dans un environnement sécurisé, avec des sauvegardes régulières et des mécanismes de contrôle d’accès stricts. Une fois le recensement effectué, il convient d’archiver les documents commerciaux considérés ainsi que les documents bancaires qui attestent du règlement (fournisseur et client).
Attention : l’archivage n’est pas une sauvegarde au sens juridique et informatique du terme - Suivi et contrôle interne
Mettre en place des audits réguliers et des contrôles internes qui permettent de vérifier la conformité des enregistrements et d’anticiper d’éventuelles anomalies.
Il convient également d’évaluer votre degré de maturité de la PAF, allant de l’absence de PAF et d’initiatives sur le sujet, à une PAF revue et validée, soutenue par une gouvernance qui assure sa mise à jour régulière. Voici un exemple d’implémentation :
| Étape | Action à mener | Comment ? |
| Collecte des données | Centraliser l’ensemble des factures et documents contribuant à l’émission d’une facture | ERP, logiciel de facturation, logiciel de caisse |
| Traçabilité des opérations | Enregistrer chaque modification et intervention | Contrôles manuels ou informatiques des éléments concourant à l’enregistrement de la facture |
| Archivage | Stocker de manière sécurisée et avec sauvegardes régulières en répondant notamment à la norme NF Z42 -013 qui concerne les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le stockage l’enregistrement et la restitution de documents électroniques. | Si le processus est informatisé, alors la sauvegarde se fera sur des serveurs certifiés, Cloud sécurisé…
Si le processus est manuel, alors sauvegarde des éléments |
| Contrôles périodiques | Réaliser des audits internes et externes | Documentation orale ou écrite en fonction des exigences réglementaires |
Quelles sanctions en cas de défaillance ?
Lorsqu’une entreprise présente des irrégularités dans son processus de facturation électronique, notamment au niveau de la piste d’audit fiable (PAF), elle s’expose à des sanctions financières importantes. Par exemple, des factures reçues non conformes à la réglementation peuvent entraîner la remise en cause de la déduction de la TVA et impacter directement la gestion comptable de l’entreprise.
De plus, pour les factures émises, l’absence ou l’inexactitude d’une mention obligatoire peut générer une pénalité de 15 € par omission ou inexactitude. Cette amende, appliquée lors des contrôles fiscaux de l’administration, peut atteindre jusqu’à 25 % du montant total de la facture, sauf en cas de première infraction, corrigée spontanément ou dans les 30 jours suivant une demande de régularisation.
En outre, les opérations réalisées sans émission de facture correcte peuvent conduire à une amende fiscale de 50 % du montant de la transaction, plafonnée à 375 000 € par exercice. Lorsque l’opération est comptabilisée, l’amende est réduite à 5 % du montant, plafonnée à 37 500 € par exercice, sous réserve des mêmes conditions d’exonération en cas de première infraction.
Se poser les bonnes questions pour une gestion comptable sécurisée et une facturation électronique performante
Les entreprises doivent s’assurer que leur documentation et leur piste d’audit fiable (PAF), première étape indispensable vers une facturation électronique conforme, sont parfaitement en ordre. Disposer d’une documentation PAF complète et conforme garantit la traçabilité de toutes vos factures et documents, condition sine qua non pour que la TVA soit déductible. En effet, sans une PAF validée et régulièrement mise à jour, vous risquez de ne pas pouvoir récupérer la TVA lors des contrôles fiscaux de l’administration. Posez-vous les questions suivantes :
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Votre documentation PAF est-elle conforme et actualisée ?
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Vos contrôles internes et de TVA sont-ils suffisamment matures pour répondre aux exigences de l’administration fiscale ?
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Êtes-vous prêts en cas de contrôle par les autorités ?
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Votre gouvernance veille-t-elle à la validation régulière de la PAF ?
Pour disposer d’une piste d’audit fiable dans les règles de l’art et garantir une facturation électronique sécurisée, il est essentiel de :
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Gérer efficacement votre base documentaire en conservant tous les documents tels que contrats, devis, bons de commande, catalogues, bons de livraison, bons de réception, factures, relevés bancaires, et échanges (courriers, mails).
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Organiser votre système d’information de manière à pouvoir retrouver l’ensemble des documents d’une transaction à partir d’un seul élément.
La PAF devra évoluer avec la mise en œuvre de la facturation électronique, et selon l’ordonnancement, il conviendra de prévoir la mise à jour de la PAF initiale.
✔️ Les points essentiels à retenir sur la piste d’audit fiable (PAF)
– L’objectif principal est de garantir la traçabilité, la sécurité et l’intégrité des factures et documents comptables.
– La mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) est obligatoire pour toutes les entreprises qui utilisent la facturation papier ou une facturation électronique non sécurisée, tant pour l’émission que pour la réception des factures, afin de répondre aux exigences strictes de l’administration fiscale.
– Les avantages clés sont l’optimisation de la gestion comptable et sécurisation des flux de TVA, le renforcement des contrôles internes et préparation aux contrôles fiscaux, la démonstration du respect des normes de facturation et des règles de gestion de la TVA dans les outils applicatifs et ERPs.
– La PAF permet d’attester du niveau de sécurité de vos processus d’achats et de ventes, de justifier la conformité de vos référentiels et de sécuriser la place de l’entreprise sur un marché digitalisé.
Adopter une piste d’audit fiable est donc synonyme de sécurité, de transparence et d’optimisation des contrôles. Nos experts en audit et en gestion comptable se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre de ce dispositif indispensable à une facturation sécurisée et conforme aux exigences de l’administration fiscale.