La gestion des entretiens annuels : les bonnes pratiques et les outils RH

Quelle est la différence entre l’entretien annuel d’évaluation des compétences et l’entretien professionnel ?

Ces deux entretiens ont des objectifs distincts, mais complémentaires et présentent une distinction importante. L’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous individuel entre le manager et son collaborateur, généralement organisé à la fin de l’année ou au début de la nouvelle année. Dans certaines entreprises, des experts RH ou des consultants externes peuvent également intervenir pour garantir l’objectivité du processus.

Cet entretien se concentre principalement sur l’évaluation des performances, la revue des objectifs atteints et les compétences acquises. L’entretien annuel d’évaluation n’est pas une obligation légale formelle en France, mais, dans certains cas, il peut être prévu par la convention collective ou par des accords internes. Dans de nombreuses entreprises, il s’agit d’une pratique courante et d’une partie intégrante de la gestion des ressources humaines.

« Il est recommandé que chaque salarié bénéficie d’un entretien annuel pour optimiser les performances et la gestion des talents. Ce n’est pas seulement un moyen de suivre les performances, mais aussi d’entretenir un dialogue continu avec les collaborateurs. » Claire Riglet, Consultante RH chez CF

Les objectifs pour l’employeur et le salarié :

• Pour l’employeur : l’entretien annuel permet d’avoir une vision claire des performances de chaque salarié, de mettre en lumière les réussites et les axes de développement et de planifier les besoins en formation ou en ressources pour l’année suivante.
• Pour le salarié : l’entretien est l’occasion pour le collaborateur de partager ses succès, de soulever des difficultés éventuelles, d’exprimer ses aspirations professionnelles et de discuter de son parcours de développement au sein de l’entreprise.

En revanche, l’entretien professionnel, est une obligation légale qui doit avoir lieu tous les deux ans, dont le but est d’évaluer les besoins de formation et d’évolution professionnelle du collaborateur.  Cet entretien présente divers objectifs sur le long terme tels qu’inscrire les évolutions du salarié dans un plan de carrière, présenter les dispositifs de la formation professionnelle et garantir que le salarié bénéficie d’au moins une action de formation, d’évolution ou de certification tous les six ans. En effet, au bout du troisième entretien professionnel, soit la 6ᵉ année du salarié, un entretien bilan doit être effectué.

Selon le Code du travail, l’entretien professionnel doit être formalisé et documenté. Ainsi, l’employeur doit conserver une trace de chaque entretien réalisé, car cela peut être utilisé pour vérifier que les obligations légales relatives à la formation et à l’évolution professionnelle des salariés ont bien été respectées.

Cette traçabilité prend la forme d’un compte rendu écrit, qui doit être signé par le salarié et l’employeur. Le document doit préciser les éléments abordés lors de l’entretien, notamment les projets professionnels du salarié, les formations envisagées et les perspectives d’évolution. Ce compte rendu est important non seulement pour la conformité légale, mais aussi pour assurer un suivi dans le cadre de la gestion des compétences et des carrières des collaborateurs.

En cas de contrôle, l’employeur devra justifier que chaque salarié a bien bénéficié de son entretien professionnel tous les deux ans et que les actions nécessaires (comme les formations) ont été mises en place si nécessaire.

Quelles sont les étapes de l’entretien annuel ?

Voici les étapes clés à suivre pour réussir un entretien annuel d’évaluation :

1- La préparation de l’entretien

Avant l’entretien, l’employeur et le salarié doivent se préparer. Le salarié peut réfléchir à ses réalisations et à ses défis, tandis que l’employeur peut analyser les performances du salarié par rapport aux objectifs fixés.

2- La conduite de l’entretien

L’entretien doit être structuré à travers divers points clés tels que l’évaluation des compétences, la discussion des réussites et des points d’amélioration ainsi que la définition des objectifs futurs. Les 3 points importants à réaliser au début de l’entretien annuel d’évaluation :

• La revue des objectifs de l’année précédente avec une discussion approfondie des objectifs fixés l’année précédente et une évaluation de leur réalisation.
• L’identification des réussites et des difficultés
• La fixation des objectifs de l’année suivante

3- Le suivi après l’entretien

Un plan d’action doit être mis en place suite à l’entretien, par exemple avec la mise en place d’une formation, l’ajustement des objectifs ou un accompagnement pour la progression du salarié.

Les outils utilisés pour mener à bien les entretiens

De nombreuses entreprises utilisent des outils numériques pour structurer et formaliser les entretiens annuels. Les plateformes de gestion des performances permettent de suivre les objectifs des collaborateurs, de réaliser une évaluation objective et de conserver une trace numérique des entretiens. Des outils SIRH comme My Silae ou des solutions personnalisées peuvent être utilisés pour une gestion optimale des évaluations.

La méthode des 9 box : un outil stratégique pour évaluer le potentiel et la performance des collaborateurs

La méthode des 9 Box est un outil visuel qui permet d’évaluer les collaborateurs en fonction de leur performance et de leur potentiel. Elle aide à structurer la gestion des talents et à identifier les employés à haut potentiel, ceux qui nécessitent un accompagnement spécifique et ceux qui ne remplissent pas les critères de performance attendus.

Comment utiliser cette méthode ?

La méthode des 9 box est un outil visuel sous forme de grille, généralement structurée en 3 x 3 cases, qui permet d’obtenir un axe de réflexion et d’interprétation sur la place des collaborateurs en fonction de leur performance et de leur potentiel. Cet outil est utilisé par les ressources humaines pour diagnostiquer le positionnement professionnel des salariés et définir des stratégies de développement adaptées.

Chaque case de la matrice correspond à un diagnostic précis. L’axe horizontal représente les niveaux de performance, de faible à élevé, tandis que l’axe vertical mesure le potentiel des collaborateurs, évalué de bas à élevé. Cette double dimension permet d’obtenir une vision complète du profil de chaque salarié. Les quatre niveaux de la grille offrent un aperçu clair :

• En bas à gauche : cette case regroupe les collaborateurs qui affichent une performance faible et un potentiel limité. Ils représentent souvent des effectifs en sous-performance et peuvent constituer un risque pour l’entreprise et suggère parfois que leur recrutement n’était pas optimal.
• En bas à droite : on y trouve des salariés qui fournissent un travail régulier et appliqué, mais qui ne montrent pas d’ambition pour évoluer ou développer de nouvelles compétences. Bien que précieux pour leur constance, leur faible potentiel suggère de privilégier des stratégies de reconnaissance adaptées sans envisager une promotion.
• En haut à gauche : cette zone est réservée aux collaborateurs dynamiques et motivés, mais qui n’obtiennent pas encore des résultats satisfaisants. Plusieurs facteurs peuvent expliquer cette situation, tels qu’un mauvais positionnement au sein de l’entreprise ou un manque de temps pour atteindre leur plein potentiel. Un accompagnement ciblé est généralement nécessaire pour transformer ces profils en futurs leaders.
• En haut à droite : cette case réunit les collaborateurs les plus performants qui ont un potentiel élevé. Ils représentent les candidats idéaux pour des postes à responsabilités et sont considérés comme les futurs leaders de l’entreprise.

Les avantages de la méthode des 9 Box

La méthode des 9 box présente de nombreux avantages qui en font un outil incontournable pour la gestion des talents et la performance des collaborateurs :

• Sa simplicité d’utilisation et son interprétation facile puisqu’elle permet de situer le collaborateur dans l’une des neuf cases en fonction de leur performance et de leur potentiel avec une visualisation claire et immédiate des résultats, facilement compréhensible, même pour des personnes non spécialisées en ressources humaines.
• Une identification rapide des collaborateurs à fort potentiel ainsi que ceux déjà très performants. Cela permet à l’employeur de récompenser et de motiver les talents clés ou d’accompagner ceux qui ont un fort potentiel, mais nécessitent un développement supplémentaire pour améliorer leur efficacité. La méthode permet ainsi de planifier les promotions et la succession des postes clés au sein de l’entreprise.
• Son approche multifactorielle qui, contrairement à d’autres outils qui se concentrent uniquement sur la performance ou sur le potentiel, la méthode des 9 box permet une évaluation simultanée de plusieurs dimensions. Cela offre une vision plus complète et plus précise des collaborateurs et elle prend en compte à la fois leurs résultats actuels et leurs capacités futures.
• La méthode favorise la transparence au sein de l’entreprise et encourage des discussions ouvertes et honnêtes entre les dirigeants et les managers lors des évaluations, ce qui permet de clarifier les attentes et de mieux aligner les objectifs de chaque collaborateur avec ceux de l’organisation.

Comment rédiger un compte rendu d’entretien annuel ?

Le compte rendu d’un entretien annuel doit être précis, objectif et conforme aux points abordés. Il doit inclure les éléments suivants :

• Les objectifs fixés pour l’année précédente et leur degré de réalisation
• Les points forts et axes de progrès identifiés
• Les objectifs pour l’année à venir
• Les formations ou accompagnements nécessaires
• Les engagements pris par le salarié et l’employeur